Relazione iniziale

Croce Verde : Quale futuro ….

Dalla carta dei valori del Volontario: Volontario è la persona che, adempiuti i doveri di ogni cittadino, mette a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità per gli altri, per la comunità di appartenenza e per l’umanità intera. Egli opera in modo libero e gratuito promuovendo risposte creative ed efficaci ai bisogni dei destinatari della propria azione o contribuendo alla realizzazione dei beni comuni.

Oggi, apparteniamo ad una associazione che gode di un ottimo stato di salute, poiché può contare su di un nucleo di collaboratori dipendenti la cui media di età è fra i 30/35 anni. Un congruo numero di Volontari che sulla carta risultano essere  circa 130, la cui fascia di  età media si aggira intorno ai 40 anni.
Grazie alla loro innata e caparbia “volontà”, hanno saputo costruire un invidiabile bagaglio di esperienza operativa che continuano ad alimentare e dunque ad arricchire.
Ma allora, dove sta il problema ? Il problema sta in quella “volontà”, perché fatte le debite eccezioni, risulta essere difficile che quell’invidiabile bagaglio di esperienza, venga messo a disposizione, “Donato” a chi varca il Cancello di questa associazione.
Che armato della sola volontà, di essere utile agli “ALTRI”, esattamente come lo siamo stati tutti, quando lo abbiamo varcato per la prima volta, trova quella disponibilità,  che invita ad entrare, quella ospitalità, fatta di mille attenzioni che fanno pensare con convinzione:
“Ho fatto la cosa giusta, sono entrato nel luogo dove potrò finalmente trovare quello che mi manca per essere di aiuto agli altri”.
Si è dunque, di fronte alla concreta realtà, che senza veli, ci mostra e conferma, l’alto  turn-over dei nuovi volontari.
Cosi come è una realtà la necessità di reperire volontari per alimentare concrete necessità umane della nostra associazione.
Per sostenerne la mission( lo scopo) e per perseguire senza interruzioni i servizi, le attività ed i progetti che, a causa delle scarse risorse( i Volontari), potrebbe venire meno la materia prima principale.
Risulta chiaro, che la nostra associazione si debba attivare concretamente per “TRATTENERE” chi entra e debba “MOTIVARE, stimolandoci  ad arricchire il nostro bagaglio tecnico ed umano, consapevoli di condividerlo sempre, in una continuità di ricambio costante fra chi lo detiene e chi lo richiede per donarlo a sua volta a chi verrà.
Occorre mettere in cantiere nuove e concrete strategie, per  perseguire il l’obbiettivo di azzerare il pesante Turn-Over,  che si riscontra fra le candidature e quindi, condurre al corso per volontari dei candidati preparati, motivati  e determinati a proseguire quel cammino che ci ha visti tutti protagonisti attenti e consapevoli, trovando in questo il senso della  scelta fatta.
Per raggiungere questo ambizioso obbiettivo, si vuole seguire un metodo il cui contenuto, definisce il percorso che il neo volontario inizia fin dal momento del colloquio iniziale e prosegue durante tutto il periodo di prova e che si snoda su quattro perni fondamentali:
ACCOGLIENZA
INSERIMENTO E ACCOMPAGNAMENTO
FORMAZIONE
TRATTENERE O MOTIVAZIONE A PROSEGUIRE

ACCOGLIENZA
Ogni candidato deve, fin dal primo incontro essere accolto e messo a proprio agio.
  La curiosità di sapere con chi ha a che fare, deve essere soddisfatta  comunicando le caratteristiche della Associazione e lo scopo che si persegue fin dal primo momento.
Va informato su cosa gli viene chiesto di fare, con tempi ed azioni ben definite.
E’ proprio la relazione che si instaura, fin dal primo momento con il nuovo volontario, che costruisce la motivazione concreta ad entrare, a far parte e soprattutto a rimanere.
Maggiormente, risulta essere chiaro e veritiero questo primo approccio, maggiori, sono le probabilità che si innesti nel candidato, la sensazione di appartenenza a quel comune sentire, che l’ attività che gli si propone è quella,  che la sua scelta iniziale di ingresso, già  gli suggeriva.
Ecco che il percorso di accoglienza, deve proseguire nel rispetto e cura, oltre che con competenza, nel merito della relazione che si instaura. Occorre in questo, tenere conto della età del candidato volontario, delle proprie motivazioni e delle paure che si porta dietro.
Di fronte alle diverse attività di una associazione come la nostra, ci può essere il senso della sfida, ma anche il timore, paura di non farcela e senso di distanza nel candidato volontario.
Ma questa,  è l’importanza dell’accoglienza, che è utile e necessaria alla associazione per capire bene chi ha davanti e nel definire quale tipo di volontario ha a che fare. Deve inoltre avere tempi,  risorse e spazi adeguati.
Dunque, si comprende bene,  quanto delicata ed importante sia la fase di accoglienza, si gioca con il sentimento più grande, che una persona possa mettere in campo “L’ALTRUISMO”.
Le figure (I tutor), che possono svolgere un compito cosi delicato vanno cercate fra quei volontari, che abbiano dimostrato spiccata sensibilità e capacità di ascolto; da chi ha maggiore esperienza e anche da chi, avendo contattato il candidato la prima volta, ne conosca bene l’indole e le sue forze, nonché le sue debolezze.
E’ determinante che tale persona (il tutor) sia di riferimento, specie nei primi contatti con il candidato affidatogli.  Sappia cercarne la confidenza, per comprendere le motivazioni che lo muovono, le possibili aspettative e le possibili paure che lo bloccano.
Chiarendo nel dettaglio, le finalità della associazione e le attività e proponendo fin da subito, un preciso ruolo ed una attività,  in cui il candidato possa trovarsi a suo agio ed esprimere tutto il suo potenziale.
In questa fase occorre pertanto:
Non usare un linguaggio che  infarcito di termini tecnici risulti incomprensibile
Non dare per scontato che il candidato abbia capito le finalità della associazione, ma riproporle da diversi punti di vista
Incoraggiare il candidato a sentirsi libero di “Fare domande sempre” e questo lo si ottiene, se siamo capaci di creare un clima di sincera convivialità, in cui dare la disponibilità e la sensazione di essere pronto, anche a rispondere a quelle domande, che apparentemente stupide, nascondono di fatto, una reale esigenza di chiarezza e assicurazione sulle scelte che si fanno.
Non dimenticare mai, che il tutor non è solo, poiché è tutta la Associazione che ha l’importante compito della accoglienza. Egli si dedica ai suoi affidati secondo capacità consapevole del supporto e consulenza della associazione.

Inserimento e accompagnamento
Spetta ai tutor, organizzare spazi dedicati ad incontri di accompagnamento del gruppo dei nuovi volontari assegnati , anche se arrivati in tempi diversi, nella attività associativa in cui:
Si chiariscono le reciproche aspettative e i dubbi;
Si raccoglie e si discute la richiesta di formazione del candidato per affrontare meglio alcune lacune su questioni pertinenti alla attività che svolge;
Si spiega quel che non si deve fare in associazione e come ci si deve comportare in situazioni “Critiche”;
Si spiegano quali sono le questioni amministrative di cui tener conto, quali sono gli strumenti di lavoro da usare ( attrezzatura sanitaria – portantine – carrozzine – bombole ossigeno – maschere per ossigeno – ecc. ecc.) e le persone a cui fare riferimento per le varie attività collaterali.
Risulta essere di vitale importanza, che in queste fasi fossero presenti oltre al Volontario con le funzioni di Tutor, anche gli altri volontari e dipendenti che per esperienza e competenza siano di supporto  al Tutor e nel rispetto dei ruoli definiti, possano essere percepiti dal candidato, come consulenti, specifici agli argomenti in discussione.
 Non solo, ma anche come importante momento di socializzazione fra  “Vecchi” e nuovi  volontari in via di  formazione. Rafforzando in tal modo la disponibilità a lavorare insieme, nel rispetto delle reciproche capacità e competenze.
 Inoltre risulta utile, che a questi incontri sia presente  un delegato o lo stesso responsabile della Associazione nella figura del Comandante dei Volontari e dei Dipendenti.
Queste presenze, sono necessarie, per far percepire al candidato e dunque anche ai tutor impegnati nella preparazione, che il loro impegno è importante e supportato da tutta la Associazione.
FORMAZIONE
La formazione del candidato volontario, serve ad aumentare le competenze e le abilità necessarie, per svolgere l’azione di volontariato con soddisfazione e successo non solo per il  candidato, ma anche per l’associazione.
Si parte dalle conoscenze-competenze del candidato per poter definire insieme l’obbiettivo del percorso formativo.
Questo va incentrato su:
IL SAPERE: ovvero, l’acquisizione di nuove conoscenze;
IL SAPER FARE: ovvero, l’apprendimento di tecniche, uso di strumenti e strategie di dialogo per  rapportarsi ai pazienti efficacemente;
IL SAPER ESSERE: ovvero, lo sviluppo della consapevolezza di sé e suoi contenuti.
Successivamente, si programma un ciclo didattica, suggerita e concordata dai formatori ( Istruttori ) con il coinvolgimento attivo di volontari che “ Volendo possono e se possono, trasferiscono la loro competenza, con pazienza e costanza a chi vuole imparare”.

TRATTENERE
Tutto quanto detto fino ad adesso, ha un senso e acquista significato e spessore se l’Associazione,  metta in primo piano il candidato Volontario con le sue motivazioni e esigenze.
Identificarne le motivazioni è utile, infatti, non solo nella fase di accoglienza e inserimento/accompagnamento, ma anche in quella di posizionamento organizzativo e mantenimento del candidato nella Associazione.
E’ infatti, da quelle motivazioni, che si capisce quale assegnazione di attività è più appropriata, favorendone l’impegno  nel contesto organizzativo presente.
Una volta condivisi, obbiettivi e valori dell’associazione, infatti,  i candidati volontari, sono spinti a rimanere, quando svolgono attività interessanti e significative per loro, i nostri pazienti, e per l’associazione.
In questo contesto, è utile osservare che, ciò che può essere poco importante o noioso per un potenziale volontario, può essere estremamente stimolante per un altro: ecco perché è necessario uno sforzo in più da parte della nostra associazione, ponendosi in ascolto, comprensione e flessibilità,  per soddisfare le effettive  aspettative del volontario e ottenere così un’azione positiva ed efficace.
Le motivazioni mutano nel tempo, e per questo, occorre essere attenti ai cambiamenti nei livelli di partecipazione e nella qualità del lavoro svolto dal candidato volontario.
Capire se questi mutamenti dipendono: da situazioni personali, da insoddisfazioni verso l’esperienza di volontariato,  permettendo alla associazione di individuare le strategie migliori per rivitalizzare impegno e partecipazione.
Nel secondo caso (partecipazione), infatti, si può proporre a secondo di quanto individuato, di cambiare attività, di attribuire maggiori responsabilità, o toglierne, di fare più formazione, di cambiare le persone con cui collabora o spostarlo su altri progetti, o alla peggio di prendersi un periodo di pausa.
Infatti il volontario e dunque ancor più il candidato è motivato a rimanere in associazione, non solo in base al contenuto specifico di quel che fa, ma anche in base alla qualità del contesto organizzativo in cui si trova: se ci sono continue tensioni all’interno della associazione tra le varie persone, confusione di ruoli, funzioni e responsabilità,  lobbies e circoli chiusi ai “pochi eletti”,  poca chiarezza, rispetto ad obbiettivi e metodi di lavoro, allora probabilmente sarà difficile che il volontario abbia voglia di dare continuità alla propria esperienza.
Altri aspetti che influiscono profondamente sulla disponibilità di un candidato e di un volontario a continuare la collaborazione possono essere:
Il non poter “Lavorare bene”, cioè non avere strumenti e competenze per sapere se sta lavorando bene, se sta raggiungendo gli obbiettivi prefissati e se sta utilizzando metodi giusti di lavoro;
Il non sentirsi riconosciuti e valorizzati: è bene ricordare che i candidati ed i volontari non vogliono sentirsi dire “grazie”, ma fa piacere lo stesso essere ringraziati per l’impegno. Festeggiare i successi ed i risultati ottenuti, riconoscerne il contributo di ognuno è molto importante, perché rafforza il senso di appartenenza e sottolinea l’importanza delle azioni dei volontari.
E’ soprattutto nella quotidianità del lavoro svolto  che quel “Grazie” diventa particolarmente significativo.

Quale volontario, ma soprattutto, quale candidato ?
La necessità di identificare le motivazioni di ogni volontario, risulta estremamente utile, non solo nella fase di accoglienza e inserimento, ma anche in quella di “Mantenimento”: infatti, e il modo di capire quale attività o ruolo é più appropriato al neo volontario, favorendone l’impegno e plasmando il contesto organizzativo e lavorativo in modo che associazione, destinatari della azione volontaria( i pazienti) e neo volontario siano coinvolti positivamente e continuativamente.
Motivazioni: cosa cercare
I candidati volontari, sia in prima fase di approccio che nel corso della loro permanenza hanno :  bisogno di fare,di realizzare e di sfidare.
Le persone che vogliono far parte di una associazione di volontariato, di aiuto alle persone, hanno una spinta che proviene da un approccio etico, morale e di impegno civile e/o religioso, ma anche e soprattutto, da un desiderio di realizzare qualcosa attraverso il proprio impegno e contributo, verificando, attimo per attimo l’efficacia delle proprie azioni.
Dunque la “Realizzazione” di valori personali attraverso azioni concrete.
Questa necessità è frutto della impotenza percepita all’interno, della complessa Società a cui lui e noi tutti apparteniamo e questo porta a galla le paure (“sarò capace ?” – “e se non ci riesco ?”). Ecco da dove si genera la necessità di formazione chiesta dai volontari e candidati (sapere – saper fare – saper essere ) sta proprio in queste paure.
Il candidato volontario sceglie, di fare il volontario, senza vincoli ma anche, senza eroismi: questo è un punto importante, poiché viene chiamata in causa l’associazione, che deve predisporre un orientamento che permetta a tutti, di agire sempre da una posizione confortevole, dalla quale è possibile realizzare l’aiuto.
Ascoltare con disponibilità, stabilire una relazione, che sostenga il volontario e il destinatario dell’azione di volontariato (i pazienti) senza sfinire.
Il volontario, cerca soddisfazione, realizzazione e senso della azione che svolge e si aspetta, dalla associazione, una precisa azione di favoreggiamento nella ricerca di questa condizione senza mai abbassare la guardia.
L’associazione di volontariato, viene percepita da molti candidati e volontari come uno spazio alternativo in cui l’aderire,  essere parte attiva della attività e delle finalità della associazione, realizza in parte, il superamento della solitudine sociale e soprattutto, della indifferenza fra le persone, in una prospettiva di auto promozione e di costruzione di una vera e propria comunità sociale ideale.
In altri, vi è la spinta generata dal bisogno di carattere psicologico, c’è bisogno di sentirsi utili, di rompere con situazioni di inattività o peggio di solitudine; di costruire una rete di rapporti sociali fondata sul reciproco ascolto, sostegno e cooperazione.
In altri ancora, vi è la necessità di rielaborare la propria sofferenza, anche per restituire l’aiuto ricevuto, a volte, per uno scambio di calore umano che si è ricevuto e si ricerca per colmare vuoti affetti. In questo caso, la relazione con gli altri volontari è una necessità.
Da quanto detto sopra, si comprende meglio quale importanza occorre dare al candidato volontario in fase di ingresso, accompagnamento e trattenimento nella associazione.
Occorre individuare il ruolo in cui poter valorizzare le sue capacità esaltandone i pregi e correggendo i difetti.
La valutazione del volontario
Una volta cominciata l’attività del candidato volontario, l’associazione, per mezzo della figura dei tutor, insieme al candidato, deve prevedere uno o più momenti di confronto per analizzare i risultati conseguiti rispetto agli obbiettivi prefissati all’inizio del percorso, verificando i risultati anche in funzione delle modalità di addestramento applicate.
Questa fase risulta utile per il candidato che deve necessariamente capire se la direzione presa è giusta e rispondente ai suoi obbiettivi; ma anche alla associazione che valuta la rispondenza fra gli obbiettivi prefissati ed i risultati raggiunti dal candidato.
Si valuta la qualità del lavoro svolto dal volontario e si decidono gli interventi correttivi con tempestività in funzione delle problematiche rilevate e che di fatto hanno provocato il divario fra la fase in esame e le aspettative reciproche.
Vi è in questa verifica, una reciproca constatazione dei rapporti instaurati inizialmente ( programmazione dei compiti inizialmente assegnati ed accettati e loro concreta realizzazione, modalità di gestione) , dei rapporti di relazione con gli altri volontari e con i destinatari dell’azione intrapresa (i nostri pazienti).
Se tutto è andato bene, non si pone alcun problema e si continua, ma quando la valutazione risulta essere negativa, occorre necessariamente analizzarne le cause ed in tal caso, possiamo avere a che fare con un candidato che presenta caratteristiche del tipo:
MOTIVATO E CAPACE: ma la sua prestazione è insufficiente, la causa va ricercata nelle sue aspettative poco chiare rispetto alla attività svolta o problematiche di rapporti con i colleghi
MOTIVATO MA NON CAPACE: in questo caso si è di fronte ad una sopravvalutazione delle competenze e abilità del candidato volontario
CAPACE MA NON MOTIVATO: lo scarso rendimento si deve al fatto che l’associazione non ha sostenuto a sufficienza le motivazioni iniziali del candidato o che non sia stata individuata una attività che potesse corrispondere alle caratteristiche o anche, che le sue motivazioni iniziali siano nel tempo mutate
NON CAPACE E NON MOTIVATO: il candidato presenta caratteristiche e motivazioni che, probabilmente cambiate nel tempo e non rese note, non hanno permesso una più concreta comunicazione per un tentativo di approccio ad un  nuovo percorso formativo.
VOLONTARIO INADATTO: può succedere anche questo caso e che si debba procedere ad allontanare il candidato dalla associazione. In questo caso, occorre comprendere a fondo le motivazioni, poiché anche questa esperienza può essere utile alla associazione, non fosse altro,  per evitare gli stessi errori per il futuro e per “Lasciarsi in amicizia” poiché si deve sempre lasciare una possibilità , seppur remota di una ripresa del dialogo.
Chiudo affermando che è l’associazione di cui facciamo parte che può e deve impegnarsi per non lasciare andar via un candidato o peggio un volontario su cui ha investito se stessa.
Ma soprattutto mai senza aver prima capito le ragioni vere e profonde specie se determinate da incomprensione e incompatibilità con l’associazione.
Il volontario Mario Donato Summa